Eメールによるインプットとアウトプットの特徴と最近の傾向

Eメールによるインプットとアウトプットについて Off the Record

ビジネスとプライベートのどちらにおいても、人や仕事の内容、業種、立場、考え方などによってインプットとアウトプットは、異なります。比較的意味と事柄のマッチングが良く、解釈による差異があまりないものもありますが、解釈や捉え方によって大きくことなるものもあります。

Eメールの送受信は、インプットとアウトプットの解釈としては、受け取るメールはインプット、送るメールはアウトプットというように比較的ストレートに扱うことができます。

Eメールのインプットとアウトプット

メールのコミュニケーションは、扱う内容にもよりますが、基本的に時間がかかりがちです。特にビジネスなどのフォーマルな案件に対する返信やプライベートでも友人、知人の込み入った悩みや問題などについてのやり取りなどは、返信のメールを書くことに労力(パワー)と時間がかかることが多いです。

メールのやり取りに、時間が非常にかかってしまった。時間がかかってしまうと言う経験をお持ちの方は少なくないと思います。

メールのやっかいなところは、重要度・深刻度の高いメールが何件も届く可能性もあり、それらの対応に費やす時間と労力は、メールの件数に比例して増えることが多いことです。

極端な例を挙げると、一日10件程度、ある程度以上の重要度が高いメールをこなすことはできても、100件、1000件、10000件と増えていった場合には、その人の許容限度を超えてしまいます。

現実的には、その人の業務、職種や立場にもよりますが、込み入った内容でそれなりのボリュームの内容を受け取ったり、返信する必要があるメールの数はそれなりに限られていると思います。とは言え、ある程度以上のメールのやり取りを行うと時間はかかってしまうことが多いです。

取り組む時間や労力をある程度考慮して、メールに対する取り扱いの優先順位や重要度を付けて対応している人も多いと思います。

最近の傾向:情報量が多く含まれるメールの増加

利用しているプロダクトや商品を購入して、メーカーや販売者の更新情報などをメールで受け取るようにしていると、かなりの数のメールが届くようになります。登録しているプロダクトやメーカー、サービスなどの件数が多くなればなるほど、メール数も比例して多くなります。

私は、Google関連のプロダクトやサービスの利用が多いです、さらにプロダクトの利用頻度が高いためか、Googleからのユーザー調査などの依頼や新しいサービスの紹介やプロダクトのチュートリアルビデオやドキュメントの案内などが比較的多く届きます。比較的長い文章のメール、読むのに時間がかかる記事やビデオの案内などを含むメールは以前からそれなりに多かったのですが、過去数ヶ月、特に増えてきています。

これらのメールは、ユーザー調査などを除けば、アウトプット・返信は必要ないものが多いのですが、メール経由のインプットの数、量が大幅に増えてきています。

メールを読んだり、案内される記事に目を通したり、ビデオを見ることは時間がかかります。内容は役立つものも多いので、おろそかにすることもできないのが悩ましいところです。

メール文や案内された記事は、できるだけ直ぐに目を通すようにしています。その代わり、数や状況などに応じて、大雑把に目を通して、重要と思われる内容は、後で改めてきちんと読み直したり、アプリなどに保存したりしています。

今回はメールについて書きましたが、Google関連のプロダクトのビデオが最近、特に増えてきていて、時間をかなり取られるようになっています。

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